在職全職 今日: 3 | 主題: 47933

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發表於 17-10-19 16:51 |只看該作者

本帖最後由 tuelovefei 於 17-10-20 08:16 編輯

大家好, 我TITLE 是ADMIN & RECEPTIONIST, 好想呻下, 大家覺得以下工作量對於我TITLE 來說是正常嗎, 我有左BB 3個月, 9月4日入職才發現有左BB, 本來是做開MERCHANDISER, 因為唔想有壓力才轉行, 人工低了1萬蚊, 見工時只是說做PETTY CASH , 出勤記錄及一般接待工作, PETTY CASH 不是一般的零用現金, 而是要幫全公司同事對單對數入機, 做好後才PASS給會計同事過數, 高級人事要幫佢地痴貼單據然後再計數入機, 以下工作表是我入職後HR 經理才給我這份MANUAL . 最過份是全公司水電媒卡全部是開票找錢, 那麼會計部同事究竟做什麼, 大家幫我平下理.

辦公室日常工作

如上所述，接待員作為內政部與各部門及辦事處之間的橋樑接待員在日常運作方面起了溝通及處理問題的作用。您將負責處理接待處的所有工作，一般辦公室工作，並協助各部門或經理分配給您的工作。接待員的主要職能之一是有效地維護辦公室的所有領域。

以下是一般辦公室行政工作的清單:

 每日/每週一般職責：
o 上班/下班
- 早上打開冷氣總制
- 下班時鎖上後門
o 確保整個辦公室整潔及有足夠補充品。
- 接待處
- 會議室
- 茶水間
- 公共空間
o 適時接聽來電，轉接電話，聽留言等。
o 招待客戶，根據需要將他們安排到會議室並提供飲品。
• 及時分發郵件/快遞/Fax/外勤
o 分發Fax (Check Outlook)
o 分發郵件/快遞
o 安排外勤工作給OA (例如送件、去銀行等等)
o 安排郵寄/快遞(DHL/順豐/UC) /親手送遞 (必要時)
 在早上到達後，晚上離開之前，請確保接待處位置整潔。
 檢查會議室，確保會議室乾淨。確保椅子整齊。
 檢查所有影印機，以確保它們運作正常，並確保有足夠的紙張和碳粉存量。需要時，訂講以補充紙張和碳粉。
 如果辦公室設備、用具、裝潢等有問題，報告並跟進維修事宜

行政工作

接待員履行的行政職責是辦公室運作的重要部分。從訂購適量的用品到協助員工，審核及減少支出，所有行政人員的工作都被認為是重要的。因此，任何人在任何時候需要提供協助，請確保你的職責已完成。

以下是行政職責的清單：

 每週更新需要訂購的物品清單，以便能為辦公室訂購適量的用品。
 訂講蒸餾水
o 自助落單電話: 24689888
o 逄星期二及四檢查蒸餾水存量, 星期三及五送貨
o 上限存量10支
o 現時逄星期三自動送10支, 如沒有空間可星期二4:00pm前通知改數量
o 檢查會議室支裝水存量及補充
 訂講碳粉
o 對每台影印機，每個顏色至少有2顆。
o Ricoh Tel.:
o Canon Tel.:
 採購公司文具/紙張/清潔用品
o 淘寶網
o OnHing 360
o 超市
 根據需要更新名冊
o Contact List及坐位表
o 保險
o 汽車續牌/安排驗車
o 商業登記證
• 值勤記錄
o 值勤系統TMS Login: admin
o 每天下載值勤記錄
- 登入後 > 下載記錄 > 下載記錄 > 結束
o 記綠員工每日外出/缺勤/請假單
- 員工外出 - 記錄於值勤系統
- 員工缺勤/請假 - 記錄於值勤系統及Outlook
o 於每月25日製作值勤總表
- 登入

• 安排新入職員工帳號設定、所需物資及離職員工的交還物資
o 值勤系統加入新帳戶及門咭登記
- 登入後 > 職員管理 > 新增 > 名稱 > 職員編號 (0+內線) > 用戶編號 (內線) > 部門 (A/R/C/X) > 備註 > 卡 (xxx,xxxxx) >
• 電話咭續約及借還
o 記錄借還電話咭
o 如交還的是儲值咭, 查詢有沒有餘額, 沒有餘額要增值, 否則電話號會取消
o 如月費電話咭合約到期, 安排續約, 詳細資料可查閱以下檔:
(Q:\08 Contact List\office summary.xls)
(Q:\08 Contact List\China Unicom Tel.docx)
o 每月下載月費電話帳單, 存放位置如下:
(Q:\Equipment\月結TEL)
• 登記員工借還公司器材
o 檢視器材質量及有否更新。清楚的借還記錄能運用資源。
o 可供借用器材請查閱以下檔:
(Q:\Old\Manual\Special stock of stationery and equipment.doc)
• 訂講機票/酒店/船票/車票
o 訂講記錄請存放於以下位置
(Q:\03 Booking tickets)
o 必要時代上海辦公室Zuna訂講機票/酒店 (如Zuna放假)
o 每用與上海辦公室Zuna對帳，機票/酒店單
• 影印機張數結算及統計
o 每月第一個工作日提交
o Ricoh C3501操作如下:
- 於Printer操作臺 > Home > User Tools / Counter > 計數器 > 列印計數清單
- 系統設定 > 管理員工具 > 顥示/清除列印每個使用者的計數器 > 列印計數器 > 列印合計 > 列印 > 清除
o Ricoh C3502操作如下:
- 於Printer操作臺 > Home > User Tools / Counter > 登入 > Login: admin, no password > 計數器 > 列印計數清單
- 系統設定 > 管理員工具 > 顥示/清除列印每個使用者的計數器 > 列印計數器 > 列印合計 > 列印 > 清除 > Logout
o 把Ricoh列印出的檔Fax到XXXX

o Canon C5235操作如下:
- 登入http://192.168.1.98:8000/rps/ Name:7
- 狀態確認/取消 > 檢查計數器 > Print as PDF > Save to (Q:\Equipment\報錶\Canon)
- 設定/註冊 > 使用者管理 > 部門識別碼管理 > Copy & Paste to Excel > Save to (Q:\Equipment\報錶\Canon) > 設定 > 清除全部計數 > 登出
o 提取完成RICOH & Canon的數據後, 更新以下表格供統計用
(Q:\Equipment\報錶\Ricoh+Canon meters monthly record-2017.xls)
• 主辦香港公司節日活動
• 協助佈置香港公司室內節日裝飾
• 處理辦公室日常開支的請款及支付
• 協助會計部開支票並安排董事簽名
• 工程部的工程支出需要更新工程費用記錄表(TBC)
• 每月核對香港員工每月零用現金及更新零用現金表/醫療津貼記錄
• 每用核對公司信用咭對帳單, 由會計部提供
• 每月董事發票結算並提交會計部
• 每月收集及安排會計部支付董事住所費用 (租金, 水, 電, 煤等費用)

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monicalee888

別墅

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發表於 17-10-19 18:35 |只看該作者

tuelovefei 發表於 17-10-19 16:51
大家好, 我TITLE 是ADMIN & RECEPTIONIST, 好想呻下, 大家覺得以下工作量對於我TITLE 來說是正常嗎, 我有左 ...

Wa....我都準備想轉去做admin，乜個schedule 咁恐怖，定係你公司有問題。。？細公司？

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發表於 17-10-19 18:39 |只看該作者

monicalee888 發表於 17-10-19 18:35
Wa....我都準備想轉去做admin，乜個schedule 咁恐怖，定係你公司有問題。。？細公司？
...

大公司分拆了6間公司，共60人左右！仲要做埋大眾秘書！每間公司數都是我去開票找數，我進退兩難，可能做到生前2個月，但越做越唔開心咯

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Apple_Orange_T

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發表於 17-10-19 18:43 |只看該作者

tuelovefei 發表於 17-10-19 16:51
大家好, 我TITLE 是ADMIN & RECEPTIONIST, 好想呻下, 大家覺得以下工作量對於我TITLE 來說是正常嗎, 我有左 ...

咁你要加班嗎？

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發表於 17-10-19 18:52 |只看該作者

Apple_Orange_T 發表於 17-10-19 18:43
咁你要加班嗎？

我一定唔會加班，要加班我跟本唔駛轉行！每月計糧佢要求我加班，之前我同佢講我有少少見紅都唔請假已經對佢好好！諗住講有BB情況會好D, 到頭來佢係越加越多野做，仲想我出埋街取圖，我梗係唔彩佢！

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monicalee888

別墅

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67^#

發表於 17-10-19 18:54 |只看該作者

tuelovefei 發表於 17-10-19 18:52
我一定唔會加班，要加班我跟本唔駛轉行！每月計糧佢要求我加班，之前我同佢講我有少少見紅都唔請假已經對 ...

咁你應該轉公司。。。。

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發表於 17-10-19 18:55 |只看該作者

monicalee888 發表於 17-10-19 18:54
咁你應該轉公司。。。。

大住個肚仲邊有人請

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monicalee888

別墅

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69^#

發表於 17-10-19 18:58 |只看該作者

tuelovefei 發表於 17-10-19 18:55
大住個肚仲邊有人請

咁又係...頂住先。。

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phoebepanpan

公爵府

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好媽媽勳章

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發表於 17-10-19 20:02 |只看該作者

tuelovefei 發表於 17-10-19 16:51
大家好, 我TITLE 是ADMIN & RECEPTIONIST, 好想呻下, 大家覺得以下工作量對於我TITLE 來說是正常嗎, 我有左 ...

你d password show 晒出來啦。快delete 佢啦

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71^#

發表於 17-10-20 08:51 |只看該作者

回覆 phoebepanpan 的帖子

thanks

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畀面勳章

72^#

發表於 17-10-20 16:38 |只看該作者

tuelovefei 發表於 17-10-20 08:51
回覆 phoebepanpan 的帖子

thanks

咁我想知道你正式入間公司到做嗰陣「你個職位」有冇人做緊架定還是懸空咗冇人坐架？

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73^#

發表於 17-10-20 16:50 |只看該作者

回覆貓貓6299 的帖子

前一個做左一星期走左, 因為覺得太大壓力, HR MANAGER 講.
前前身做左6年, 因為公司加唔到佢想要既人工, 所以RESIGN.
我唔明佢點解可以捱到6年. 真係覺得佢堅. 人工得萬幾蚊

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畀面勳章

74^#

發表於 17-10-20 18:00 |只看該作者

tuelovefei 發表於 17-10-20 16:50
回覆貓貓6299 的帖子

前一個做左一星期走左, 因為覺得太大壓力, HR MANAGER 講.

仲有你話你係9月4日入職始知自己有B,咁到你放產假時，公司有冇<有4/5薪金的產假>你放呢？

咁我得到的小小的結論係，但凡職位是被前人懸空的，通常都係豬頭骨工！

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75^#

發表於 17-10-20 18:18 |只看該作者

貓貓6299 發表於 17-10-20 18:00
仲有你話你係9月4日入職始知自己有B,咁到你放產假時，公司有冇你放呢？

咁我得到的小小的結論係，但凡職 ...

本帖最後由 tuelovefei 於 17-10-20 18:19 編輯

我產假一定無錢，產檢都係扣錢，因為佢賤到半年試用期先有病假，要怪我見工時無問清楚，但有好多野佢都忍門唔講，剛收工又話有個大project 會加野比我做，全公司連上海公司所有expense 要我做個chart 睇下邊方面洗費最高，我聽完應都無應佢！

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畀面勳章

76^#

發表於 17-10-20 18:42 |只看該作者

tuelovefei 發表於 17-10-20 18:18
本帖最後由 tuelovefei 於 17-10-20 18:19 編輯

我產假一定無錢，產檢都係扣錢，因為佢賤到半年試用期 ...

唔知點解，我感覺到間野似係想迫你自己申請離職多D 囉！Right?

㈠仲有你職責上有一項返到嚟要第一時間要開冷氣總制咁計，咁你當日唔係第一個返到公司或你上畫去咗產檢，咁總制嗰樣野誰人負責？
㈡咁全公司日常d支票都由你負責開，咁需唔需要由你check埋公司銀行個Balance先，咪到時公司開咗票被彈咗又話鬼你做乜開票找數時唔問清楚有冇銀就走去開票俾負責人簽名(即又話你分明跣佢) ？
㈢你的HR 對Receptionist 的遭遇跟我另一朋友有點相近，你間公司應該唔係沙田或油尖旺區吧？

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77^#

發表於 17-10-20 18:51 |只看該作者

貓貓6299 發表於 17-10-20 18:42
唔知點解，我感覺到間野似係想迫你自己申請離職多D 囉！Right?

㈠仲有你職責上有一項返到嚟要第一時間要 ...

1. 每天我是第2，3個返到，大慨8:15左右，門口個Area要我返先有人開燈開冷氣！我返咁早原因係因為8:30-9:00每天呢半個鐘可以累積來儲CL. 我用來產檢用！

2. 每次開完票要比個AC肥婆卒一輪，佢會check, 話應該咁咁咁，HR 得我同上司2個人，每月大家會坐下檢討，我已經同佢講我唔想做會計野，我亦唔識，我亦講過你一份人工要做，admin, hr, AC, receptionist 你都好低請者，見工時你完全無講，佢聽完當無事發生，照扮無野！

3. 如果佢真係迫我走，我應該點做，我有諗過取4日病假，要佢出4/5比我，之後hea做，但暫時未過到自己果關！

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